تؤكد بعض الدراسات الأميركية أنه بسبب عدم وجود إدارة وتنظيم جيدين للمواد الصحافية (كالصور والمقالات والفيديو)، فإن أكثر من ثلث عمليات البحث التي تتم في هذا المجال تفشل في العثور على نتائج مناسبة.
وكثيراً ما يحدث أن تطلب صحيفة ما من وكالات الأنباء المتخصصة صورا، أو مواد أخرى تملكها هي بالفعل، وذلك بسبب عدم تنظيمها بشكل محترف. وقد ثبت أن جزءاً كبيراً من أرباح بعض وكالات الصور يعتمد اعتماداً كبيراً على إهمال معظم دور الصحف في المحافظة على ما لديها من رصيد.
يمكنك تنظيم وأرشفة مقتنياتك من الصور بنفسك، وبأسلوب احترافي، ولكن من المهم هنا أن نفصل بين فكر الأرشفة وبين الأدوات المستخدمة، فما يهم هو أن تنمي مهارة التنظيم والأرشفة لديك، بصرف النظر عن استخدام برامج بعينها، لتكون قادرا على تنظيم ما لديك بشكل منطقي يساعدك على استرجاع المعلومات التي تريدها في الوقت المناسب، وهو أمر سهل ولكن يحتاج إلى تعلم وتدريب وممارسة.
– إذا كنت تقوم بالتصوير بنفسك، اضبط كاميرتك على التاريخ والوقت الصحيحين، وذلك لتيسير نقل هذه البيانات مباشرة مع الصور إلى الكمبيوتر، ومن ثم تسهيل البحث من خلالها.
– استبعد الصور غير المهمة أولا فأولاً، ولا تتركها تزاحم صورك القيمة، فتصعب مسألة البحث.
– حاول أن تقاوم فكرة تفرد كل لقطة، ففي واقع الأمر أن كثرة الصور لديك هي نوع من «الركام» الذي سيصعّب من عملية العثور على الصور الجيدة.
– لا تترك صورك مبعثرة على الجهاز.. احفظها كلها في «ملف رئيسي» واحد، فإن ذلك من شأنه تيسير البحث فيها، ونقلها من جهاز لآخر، وعمل نسخ احتياطية منها، والتعامل معها بالحذف أو الإضافة.
– من المهم جدا التأكد أن مجموعة صورك محفوظة في مكانين على الأقل (جهازك بالإضافة إلى هارد خارجي) وللمزيد من الاحتياط يفضل حفظ الصور على أي من مواقع الصور المعروفة، مثل: Shutterfly أو SmugMug أو Flickr أو أي من المواقع التي تقدم خدمة النسخ الاحتياطية مثل: Dropbox أو Carbonite
– قم بتقييم صورك باستمرار في كل مرة تقوم فيها بنقل مجموعة صور جديدة من الكاميرا إلى الجهاز، وذلك باستخدام أسلوب «النجوم الخمسة» ما يضمن لك سهولة الوصول إلى صورك المميزة دائما بسهولة ويسر.
– استخدم أحد برامج إدارة الصور المتاحة مجانا على الإنترنت، فهناك العديد من هذه البرامج التي تساعدك في حفظ وإدارة مقتنياتك من الصور، مع إمكانية استخدام الكلمات المفتاحية للصور التي تسهل عملية البحث والاسترجاع، مثل Picasa و DigiKam و Windows Live Photo Gallery.
– امنح الصورة عنوانا: عنوان الصورة من الأمور المهمة في مسألة البحث والاسترجاع، وللأسف فهو ما يتغاضى عنه الكثيرون أيضا رغم أهميته.
– استخدم التصنيفات الفرعية بحيث تنظم الصور داخل شجرة من التصنيفات أو «الملفات» وهو ما ستعرف قيمته بمرور الوقت في تسهيل البحث في مجموعات الصور. يتوقف شكل هذا التصنيف على طبيعة مجموعة الصور لديك، وكذلك تفضيلك الشخصي.
– لا تفوت سحر الكلمات الدالة: التصنيفات مهمة، ولكن مادامت مجموعتك من الصور في زيادة مستمرة، فاعلم أن الأمر سيتحول إلى متاهة، ستدرك ذلك بنفسك مع تضخم حجم الملف الواحد.
– استخدم الكلمات المفتاحية إلى جانب التصنيفات لإبراز محتوى كل صورة.
– سجل تاريخ الصورة: قد يكون تاريخ التقاط الصورة هو أيسر وأسرع الطرق للوصول إليها، فضلا عن أهميته المعلوماتية في توثيق الصورة. تتيح جميع برامج إدارة الصور البحث في ملفات الصور من خلال تواريخ التقاطها، كما يمكن الوصول إلى ذلك أيضا من دون استخدام أي برمجيات من خلال فرز الصور داخل الفولدر باختيار Date Picture Taken بشرط أن يكون هذا البيان موجودا في ملف الصورة.
– احرص على التناغم:
يعد الاتساق أو التناغم Consistency جوهر العمل في مجال التوثيق والأرشفة، لأهميته في عملية البحث والاسترجاع، حيث يوفر الكثير من الوقت خاصة مع مرور الزمن وتضخم حجم مجموعات الصور.
– وصف بسيط لن يستغرق وقتا: إذا كنت قد تعاملت مع وكالات الصور العالمية، فحتما لاحظت أن من أهم ما يميز وكالة عن أخرى هو الوصف الذي تضعه لكل صورة.